Zone huolehtii asiakkaidensa tietojen yksityisyydestä. Tässä tietosuojailmoituksessa annetaan tietoa tiedoista, joita Zone käyttää rekisterinpitäjänä.
Asiakkaiden tietojen käsittelyn perusteena ovat kunkin asiakkaan suostumus tietojen käsittelyyn, tietojen käsittelyn tarpeellisuus sopimuksen täyttämiseksi sekä Zonen lakisääteiset velvoitteet.
Tätä käytäntöä sovelletaan kaikkien Zonen palvelujen tarjoamiseen.
Määritelmät
Asiakas – luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka on tehnyt sopimuksen Zonen palvelujen käyttämisestä.
Käyttäjä – kuka tahansa Zonen palveluja käyttävä luonnollinen henkilö.
Zone – ZONE MEDIA OY, Y-tunnus 3195211-9, jonka yhteystiedot on esitetty verkkosivustolla (https://www.zone.fi). Henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset voi osoittaa suoraan Zonen tietosuojavastaavalle osoitteeseen tietosuoja@zone.fi.
Osapuoli – Asiakas tai Zone; Osapuolet – Asiakas ja Zone yhdessä.
Henkilötiedot – kaikki luonnollista henkilöä koskevat tiedot.
Asiakastiedot – Asiakkaisiin liittyvät tiedot, joita Zone käyttää palvelujen tarjoamiseen Asiakkaille, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, luonnollisten henkilöiden, Asiakkaiden edustajien, Käyttäjien ja muiden luonnollisten henkilöiden henkilötiedot.
Tietojen käsittely – Asiakastietoihin kohdistuvat toiminnot, riippumatta siitä, onko ne suoritettu automatisoidusti vai ei.
Rekisterinpitäjä – Zone on asiakastietojen rekisterinpitäjä.
Käsittelijä – luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja Zonen puolesta.
Tietosuojavastaava – Zonen työntekijä, joka huolehtii henkilötietojen käsittelyn valvonnasta yrityksessä. Yhteystiedot on esitetty verkkosivustolla (https://www.zone.fi).
Vastaanottaja – luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, jolle henkilötietoja luovutetaan.
Kolmas osapuoli – luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, lukuun ottamatta rekisteröityä, rekisterinpitäjää, henkilötietojen käsittelijää ja henkilöitä, joilla on rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän suoranaisen valtuutuksen nojalla oikeus käsitellä henkilötietoja.
Sopimus – Zonen ja asiakkaan/keskuskäyttäjän välinen sopimus (mukaan lukien Käyttöehdot).
Yleiset periaatteet
Zone käsittelee asiakastietoja laillisella, oikeudenmukaisella ja avoimella tavalla.
Zone kerää asiakastietoja laillisiin tarkoituksiin eikä käsittele niitä myöhemmin millään tavalla, joka on ristiriidassa näiden tarkoitusten kanssa.
Zone käsittelee asiakastietoja tavalla, jolla varmistetaan niiden asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä ja vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta, käyttämällä asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimenpiteitä.
Zonen pyrkimyksenä on varmistaa, että kerätyt tiedot ovat asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten niitä käsitellään.
Zone pyrkii varmistamaan, että käsittelyn kannalta virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Pyrkii varmistamaan, että tietojenkäsittelyyn liittyvät tiedot ja ilmoitukset ovat helposti saatavilla, ymmärrettäviä ja laadittu selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.
Asiakastietojen erityisluonne
Zone voi kerätä ja käsitellä seuraavia tietoja voidakseen tarjota palveluja asiakkailleen:
- Asiakkaan ja asiakkaan edustajien tunnistetiedot – nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kaupparekisterikoodi, henkilön tunnistamiseen käytettävän asiakirjan numero, asiakirjan kopio;
- Asiakkaan ja asiakkaan edustajien yhteystiedot – sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, postiosoitteet, pilvipalvelujen käyttäjätunnukset;
- Asiakkaan ja asiakkaan edustajien kielimieltymykset – henkilön tai hänen edustajansa suosima viestintäkieli;
- Asiakkaan ja asiakkaan edustajien laitteisiin liittyvät tiedot – laitteiden IP-osoitteet, verkon yhdyskäytävän IP-osoitteet, verkkoselaimissa käytettävät evästeet ja muut laitteisiin liittyvät tiedot;
- Zonen, asiakkaan tai asiakkaan edustajien välistä viestintää koskevat tiedot – henkilöiden välinen kirjeenvaihto, viestit ja äänitallenteet, jotka syntyvät Zonen tarjoaman asiakaspalvelun aikana;
- Kuvat asiakkaasta tai asiakkaan edustajista – turvakameroiden kuvamateriaali, joka voidaan tallentaa, kun henkilö vierailee Zonen fyysisessä toimipaikassa;
- Asiakkaan maksukäyttäytymistä koskevat tiedot – tiedot, jotka on kerätty asiakkaasta palvelujen maksamisen yhteydessä;
- Asiakkaan asiakastyytyväisyyttä koskevat tiedot – tiedot, jotka on kerätty palvelujen käytöstä ja asiakkaan tyytyväisyydestä näihin palveluihin;
- Asiakkaaseen liittyvät tiedot – tiedostot, tietokannat, lokit jne;
- Kaikki muut asiakkaaseen liittyvät tiedot.
Asiakastietojen keräämistavat
Asiakastietoja voidaan kerätä seuraavilla tavoilla: palvelujen tilauslomakkeita täytettäessä, palveluja käytettäessä, palvelujen maksamisen yhteydessä, puhelimitse, sähköpostitse, fyysisessä toimipisteessä vieraillessa, evästeiden tai muiden verkkosivujemme kävijöitä tarkkailevien tekniikoiden käytön yhteydessä, palautteen antamisen yhteydessä tai muulla tavoin.
Asiakastietojen käsittelyn tarkoitus
Zone käsittelee asiakastietoja, jotta se voi: tehdä sopimuksen asiakkaan kanssa; tarjota asiakkaalle pääsyn palveluihinsa ja tuotteisiinsa; ylläpitää asiakassuhteita; parantaa asiakkaiden käyttökokemusta; pitää asiakastiedot ajan tasalla; hoitaa tilitykset asiakkaan kanssa; lähettää asiakkaalle mainosilmoituksia tai markkinointitietoja; järjestää tyytyväisyystutkimuksia; laatia markkina-analyysejä ja tilastoja; täyttää lakisääteiset tai sopimusvelvoitteet; harjoittaa lakisääteisiä tai sopimusvelvoitteisiin perustuvia oikeuksiaan; käyttää niitä muihin kohtuullisiin tarkoituksiin.ses.
Zone käsittelee asiakastietoja myös varmistaakseen meihin sovellettavien lakien ja asetusten noudattamisen, vastatakseen julkisoikeudellisiin tiedusteluihin ja valtion viranomaisten tiedusteluihin, mukaan lukien julkiset elimet ja valtion viranomaiset, jotka sijaitsevat muualla kuin asiakkaan asuinmaassa/isäntämaassa, tai suojellakseen Zonen ja/tai Zonen ja/tai sen alaosastojen oikeuksia, yksityisyyttä, turvallisuutta tai omaisuutta.
Zone siirtää asiakastietoja kolmansille osapuolille, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista julkisen sektorin viranomaisten, tietokonehätätilanteiden torjuntaryhmien (Computer Emergency Response Teams, CERT), tietoturvaloukkausten torjuntaryhmien (Computer Security Incident Response Teams, CSIRT), sähköisten tietoliikenneverkkojen ja -palveluiden tarjoajien sekä tietoturvateknologian ja -palveluiden tarjoajien verkko- ja tietoturvan varmistamiseksi.
Zonen velvoitteet
Zone soveltaa asianmukaisia tietosuojaperiaatteita ja -toimenpiteitä, jos ne ovat oikeassa suhteessa asiakastietojen käsittelytoimiin.
Zone toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen ja voidakseen todistaa, että asiakastietoja käsitellään sovellettavien säädösten mukaisesti.
Zone toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka ovat tarpeen tietosuojaperiaatteiden tehokkaan toteuttamisen kannalta, sekä käsittelytapoja määritettäessä että asiakastietoja käsiteltäessä.
Zone julkaisee tietoturvaperiaatteet verkkosivuillaan (https://www.zone.ee – Zone Media OÜ:n tietoturvaperiaatteet).
Zonen oikeudet
Zonella on oikeus käsitellä asiakastietoja asiakassuhteen aikana ja sen päätyttyä. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen Zonella on oikeus käsitellä asiakastietoja kolmen vuoden ajan tai pidemmän ajan, jos se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen (esim. kirjanpitolain tai vanhentumisaikoja sääntelevien lakien tai muun yksityisoikeuden nojalla), sopimuksen tai oikeutetun edun vuoksi.
Zonella on oikeus käyttää henkilötietojen käsittelijöitä asiakastietojen käsittelyyn. Zone käyttää henkilötietojen käsittelijöitä, jotka tarjoavat riittävän varmuuden siitä, että ne toteuttavat asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä siten, että asiakastietojen käsittely on asianomaisessa lainsäädännössä vahvistettujen vaatimusten mukaista ja että rekisteröityjen oikeuksien suojelu on varmistettu. Voimme luovuttaa asiakastietoja lain sallimissa rajoissa seuraaville tahoille: emoyhtiö, yhtiön osakkeenomistajat, alayksiköt ja tytäryhtiöt; kolmannet osapuolet, jotka osallistuvat tilitysten selvittämiseen asiakkaan kanssa; tilintarkastajat tai konsultit; lakimiehet; rekistereitä ylläpitävät tahot (verkkotunnusrekisterin ylläpitäjät, verkkotietorekisterin ylläpitäjät jne.); perintätoimistot; postipalvelujen tarjoajat; tietotekniikan ylläpitopalvelujen tarjoajat ja kehittäjät; tunnistus- tai väärinkäytösten ehkäisypalveluiden tarjoajat; muut Zonelle palveluita tarjoavat osapuolet.
Zone julkaisee verkkosivuillaan luettelon merkittävistä asiakastietojen käsittelyyn osallistuvista henkilötietojen käsittelijöistä (Zone Media OY:n asiakastietojen käsittelijät).
Zone voi korjata, täydentää ja päivittää kerättyjä asiakastietoja sisäisten ja ulkoisten lähteidensä perusteella.
Asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on oikeus saada tietoa siitä, käsitteleekö Zone hänen tietojaan ja mitä tietoja käsitellään.
Asiakkaalla on oikeus pyytää kopio häntä koskevista asiakastiedoista Zonelta.
Asiakkaalla on tarvittaessa oikeus pyytää Zonea oikaisemaan tai poistamaan asiakastietonsa tai rajoittamaan asiakastietojen käsittelyä tai esittää vastalause asiakastietojen käsittelyä vastaan. Zone pyrkii parhaansa mukaan vastaamaan pyyntöön.
Asiakastietoja ei poisteta, jos: tiedot ovat välttämättömiä sellaisen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, joka edellyttää tietojen käsittelyä; tiedot ovat välttämättömiä oikeudellisen vaateen tai velkasitoumuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tietojen poistaminen ei ole mahdollista teknisen ratkaisun luonteen vuoksi tai se ei ole mahdollista ilman kohtuutonta vaivaa.
Zonella on oikeus periä kohtuullinen maksu asiakkaan pyynnön käsittelystä, jos se on sallittua tai jos asiakkaan kysely on Zonen mielestä kohtuuton.
Jos asiakas katsoo, että Zone on loukannut hänen oikeuksiaan henkilötietojen käsittelyssä, asiakkaalla on oikeus tehdä Zonea koskeva valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, tässä tapauksessa Tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi).
Tietojen käsittelyn sijainti
Asiakastietoja säilytetään sekä sähköisessä että fyysisessä muodossa yhtiössämme ja kolmansilla osapuolilla. Pääsääntöisesti Zone käsittelee asiakastietoja Euroopan unionissa / Euroopan talousalueella.
Zone may transfer Client Data to outside the European Union / European Economic Area, if there are legal grounds for itZone voi siirtää asiakastietoja Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos siihen on lailliset perusteet, esim. lakisääteisen velvoitteen täyttäminen tai asiakkaan suostumus, ja jos asianmukaiset suojatoimenpiteet on toteutettu: on olemassa sopimus, joka sisältää yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vakiolausekkeet, hyväksytyt käytännesäännöt, sertifioinnit jne.; vastaanottajan sijaintivaltiossa on riittävä tietosuojan taso Euroopan komission päätöksen mukaisesti; tai vastaanottaja on sertifioitu tietosuojapuitteita koskevan Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.