Hyvä asiakastuki on menestyksen avain, eli haloo, miksi et vastaa?

Miten suuri pettymys voi olla, jos tarvitset pikaisesti työmiestä tai rakentajaa, ja lähetät sähköpostitiedustelun kahdeksalle ammattilaiselle, mutta kukaan heistä ei vastaa? Tai jos hyvin käy, vain yksi heistä vastaa… Tällainen tilanne saattaa tuntua monista lukijoista tutulta: joskus saattaa käydä jopa niin, että yksi ammattilainen vastaa vasta puolen vuoden kuluttua ja kysyy, voiko tulla nyt katsomaan kohdetta. Vastaus tällaiseen tilanteeseen on luonnollisesti tiedossa: ei voi!

Tällaisissa tilanteissa herää väistämättä kysymys: miksi sitten luomme itsellemme hienon kotisivun yhteydenottolomakkeineen ja lupauksineen, että otamme nopeasti yhteyttä ja suoritamme töitä, jos emme edes viitsi vastata sähköposteihin? Erityisen neuvottomiksi tekevät tilanteet, kun kotisivulla suositellaan ottamaan yhteyttä juuri sähköpostitse. Jos haluat minun kirjoittavan sinulle, olisi mukavaa, jos myös vastaisit! Miten voimme olettaa tällaisessa tilanteessa, että asiakas luottaa meihin, jos emme vaivaudu edes vastaamaan hänen viesteihinsä?

Seuraavaksi kerron lukijoille joitain vinkkejä, jotka toivottavasti auttavat kaikenlaisten palveluiden ja tuotteiden tarjoajia hoitamaan asiakkaiden kanssa kommunikoinnin paljon paremmin.

Käytä automaattivastaajaa

Jos sinulla on kiire etkä ennätä vastaamaan kaikkiin viesteihin välittömästi, käytä sähköpostin automaattivastaajaa ilmoittamaan lähettäjille, että vastaat jonkin ajan kuluttua tai pyydät heitä soittamaan. Se on erittäin hyödyllinen myös lomien aikana.

Jos olet jo Zonen asiakas, automaattivastaajan voi aktivoida ja asettaa Zonen verkkomailista.

Vasta viesteihin vaikka kerran päivässä, aamulla tai illalla

Vastaa vähintään kerran päivässä sähköpostiisi saapuneisiin viesteihin. Se osoittaa asiakkaille, että arvostat heidän tiedusteluaan. Valmistele muutama yleisin tyyppivastaus, jonka voit vain hieman muokkaamalla lähettää asiakkaalle nopeasti.

Vastaamalla nopeasti annat asiakkaalle hyvän vaikutelman. Vaikka siitä ei syntyisikään heti kauppoja, tulevaisuudessa on todennäköisempää, että he valitsevat sinut, jos heillä on uusia tarpeita.

Sinulla voi tällä hetkellä mennä hyvin, mutta jos tulevaisuudessa tarvitaan lisää asiakkaita, tällaiset asiakkaat ovat erittäin odotettuja.

Helpottaaksesi elämää voit käyttää tietokoneella ja puhelimessa sähköpostiasiakasohjelmia, joilla voit kommunikoida nopeasti asiakkaiden kanssa.

Sähköpostin lukemisen/vastaamisen asiakasohjelmat

Esimerkiksi jos sinulla on Windowsin tietokone, suosittelemme käyttämään Outlookia tai Thunderbirdiä. Lisäksi kannattaa mainita vielä Windowsin oma asiakas Windows Mail, eM Client tai Mailbird.

Jos sinulla on Android-puhelin

• Gmail: jos sinulla on Gmail-tili, Gmailin virallinen sovellus on erinomainen vaihtoehto.
• Microsoft Outlook: Outlook tarjoaa monia toimintoja ja on myös hyvä valinta erityisesti, jos käytät Office 365 -palveluita.
• Blue Mail: universaali sähköpostiasiakasohjelma, joka tukee useita eri sähköpostipalveluita. Se tarjoaa myös monia muokkausmahdollisuuksia.
• K-9 Mail: jos etsit helppoa ratkaisua avoimella lähdekoodilla.
• Aqua Mail: Aqua Mail on myös monipuolinen sähköpostiasiakasohjelma, jolla on monia muokkaamismahdollisuuksia.

Jos sinulla on Apple-puhelin

Applen laitteisiin on sisäänrakennettu sähköpostiasiakasohjelma Mail, joka on melko tehokas ja

käyttäjäystävällinen. iOS:lle on kuitenkin myös muita suosittuja sähköpostiasiakasohjelmia. Joitain niistä:

• Microsoft Outlook: Kuten Androidissa, Outlook on erinomainen vaihtoehto myös iOS:lle, erityisesti jos käytät Office 365 -palveluita.
• Spark: Spark on suosittu kolmannen osapuolen sähköpostiasiakasohjelma, jolla on kaunis käyttöliittymä ja useita käteviä toimintoja.
• Airmail: Airmail on laajakäyttöinen sähköpostiasiakasohjelma iOS-laitteissa. Se tukee monia eri sähköpostipalveluita.
• Gmail: jos käytät Gmailia, Gmailin virallinen sovellus on saatavana myös iOS:lle ja tarjoaa hyvää integrointia Googlen palvelujen kanssa.
• Newton Mail: Newton on sähköpostiasiakasohjelma, joka keskittyy käyttäjäystävällisyyteen ja nopeuteen. Se tukee monia sähköpostialustoja.

Kaikkien yleisimpien ohjelmien asennusohjeet löydät Zonen tukiympäristöstä.

Webmail – paras valinta Zonen asiakkaalle

Viimeinen suositus: jos et viitsi tai halua asentaa tietokoneellesi tai puhelimeesi erillistä sähköpostiasiakasohjelmaa, Zonen asiakkaana voit käyttää hauskaa, nykyaikaista ja turvallista verkkopohjaista sähköpostiamme.

Myös sen käyttöä koskevan perusteellisen ohjeen löydät tukiympäristöstämme.

Kohteliaisuus

Kun vastaat sähköpostiviestiin kohteliaasti, on aina tärkeää antaa hyvä vaikutelma ja säilyttää ammattimaisuus. Tässä joitain vaiheita kohteliaan sähköpostiviestin laatimiseksi:

• Aloita tervehdyksellä: aloita vastauksesi kohteliaasti, esimerkiksi “Hei [nimi]” tai “Huomenta/päivää/iltaa”.
• Kiitä vastauksesta: jos saapunut viesti sisälsi vastauksen aikaisempaan tiedusteluusi, kiitä lähettäjää siitä. Esimerkiksi: “Kiitos nopeasta vastauksesta.”
• Vastauksen sisältö: jos olet itse vastaamassa lähettäjän tiedusteluun, selitä selkeästi vastauksesi tai vastaa kysymykseen. Ole konkreettinen ja vältä sekaannusta.
• Kysy, tarvitseeko lähettäjä vielä jotain: jos vastauksesi voi herättää lisäkysymyksiä tai tarpeita, kysy kohteliaasti, onko vielä jotain, mitä voit tehdä tai selittää tarvittaessa.
• Päättäminen Lopeta sähköpostiviesti kohteliaasti. Esimerkiksi: “Jos sinulla on lisäkysymyksiä, kysy rohkeasti” tai “Odotan innolla seuraavaa askeltasi.”
• Allekirjoitus: Lisää ammattimainen allekirjoitus, jossa on nimesi, ammattisi ja yhteystietosi.

Tässä esimerkki kohteliaasta vastauksesta:

Hei [nimi],

Kiitos nopeasta vastauksesta. Olen kiitollinen selvityksestä ja arvostan apuasi tässä asiassa. Jos tarvitset vielä jotain tai sinulla on lisäkysymyksiä, ilmoita minulle.

Parhain terveisin, [nimesi][ammattisi][yhteystiedot]

Tämä on yksinkertainen esimerkki, mitä voi muokata konkreettista tilannetta ja kumppania vastaavasti.

Zone tarjoaa sinulle kaikki mahdollisuudet

Jotta sinulla olisi paras sähköposti ja turvallisin palvelu, Zone tarjoaa sinulle kaikissa verkkopalvelinpaketeissaan sähköpostien luomisen ja niiden käytön mahdollisuutta. Tee niin paljon postilaatikoita kuin haluat – rajoituksia ei ole. Voit lukea sähköpostiviestejä verkkomailimme kautta tai asentamalla itsellesi mieluisan sähköpostin asiakasohjelman tietokoneelle tai puhelimeen.

Jos postilaatikkosi tarvitsee runsaasti lisätilaa, sekään ei ole ongelma: tarvittaessa voit päivittää sähköpostisi Premium-pakettiin, jonka mukana tulee 50GiB tai 100GiB postilaatikon tilaa.

Älä anna itsestäsi huonoa kuvaa. Kohtelias, ammattimainen käytös ja nopea reagointi on tie hyvään maineeseen ja menestykseen.